Importar dados (Excel)

A importação por Excel é a forma de carregar ou atualizar em massa os dados de um certificado: membros e propriedades (GFS) ou sites e produtos (CdC), volumes de negócio e espécies.

É também a operação que mais dúvidas gera. Este guia cobre a preparação do ficheiro, a leitura dos erros de validação e o que fazer quando a importação não corre como esperado.

Quem pode importar

Os três perfis (Administração, OC e Holder) podem importar, cada um para os certificados a que tem acesso. A página está disponível em Importar ficheiro Excel no menu lateral.

Como funciona

1. Carregas o ficheiro Excel (.xlsx).
2. O sistema valida o ficheiro em segundo plano e apresenta um relatório.
3. Se a validação estiver limpa, confirmas a importação.
4. Os dados são processados e, no fim, recebes uma notificação.

A página atualiza-se sozinha enquanto o ficheiro é processado. Podes sair e voltar, que o estado é reposto.

Página Importar ficheiro Excel: escolher o utilizador e arrastar o ficheiro .xlsx.

Ordem das folhas

O ficheiro tem uma folha por tipo de dado, e a ordem importa porque cada folha depende da anterior:

	Folha 1	Folha 2	Folha 3	Folha 4
GFS	Membros	Propriedades	Produtos	Espécies
CdC	Sites	Volume de negócios	Produtos	Espécies

A estrutura completa de cada folha está em Estrutura do ficheiro Excel.

Regras de preenchimento

A maioria dos erros vem de detalhes no preenchimento. Os mais frequentes:

As folhas têm de se relacionar

No GFS, as propriedades referem o membro, e os produtos e as espécies referem a propriedade (pela coluna Nome da propriedade). No CdC, o volume de negócios, os produtos e as espécies referem o site. Esses nomes têm de corresponder exatamente entre folhas: um espaço a mais, um acento diferente ou uma maiúscula trocada quebram a ligação.

Espécies

• Usa o nome científico tal como consta no catálogo da plataforma.
• Se a espécie não existir no catálogo, a linha dá erro. Nesse caso, pede a sua adição à PEFC antes de reimportar.

Números e percentagens

• O separador decimal é a vírgula e usam-se 2 casas decimais (ex.: 1,12).
• Valores com mais casas decimais são arredondados automaticamente a 2 casas (1,1157 torna-se 1,12).
• Não incluas texto nas células de valores numéricos.
• As percentagens de espécies por produto devem seguir o formato do modelo. A soma das percentagens das espécies de um produto pode ultrapassar 100%.

Categorias de produto

O código ou nome da categoria na folha de produtos tem de existir e corresponder ao catálogo de categorias. Códigos com menos de 6 dígitos recebem zeros à esquerda automaticamente (10000 torna-se 010000).

As regras que mais falham

Estas são as validações que mais geram erros. A lista completa, campo a campo, está em Regras de validação.

• GFS, Funcionalidade: Produção + Conservação + Protecção têm de somar exatamente 100.
• GFS, Área: superior a 0 (mínimo 0,01 ha). % FSC e % com alto valor ecológico entre 0 e 100. Parcelas no mínimo 1.
• CdC, atividade: se o site tem atividade, exige volume de negócios maior que 0; se não tem, exige a razão da ausência.
• CdC, volume de negócios: só o ano atual e os dois anteriores são aceites.
• Nomes de propriedade não podem repetir dentro do mesmo NIF (ignora acentos e maiúsculas).
• Datas de saída exigem sempre o motivo da saída.

O relatório, passo a passo

A importação tem duas fases, e cada uma mostra o seu relatório.

Relatório de verificação (antes de importar)

Depois de carregares o ficheiro, o sistema verifica-o e apresenta o resultado em três partes:

• Verificação do ficheiro: confirma que o ficheiro tem a estrutura e a versão certas e todas as folhas esperadas, com um ✓ ou ✗ por cada verificação.
• Regras dos certificados: confirma que os dados respeitam as regras gerais (por exemplo, a unicidade de membros ou sites por nível de aplicação).
• Conteúdo de cada folha: os erros são organizados por folha (Membros, Propriedades, Sites…), em separadores, cada um com o número de erros. Dentro de cada folha, os erros aparecem por linha.

Só podes confirmar a importação quando esta verificação estiver sem erros. Se uma entidade do ficheiro pertencer a outro certificado ou OC, podes ter de pedir a partilha a partir daqui antes de avançar.

Relatório de importação (depois de confirmar)

Depois de confirmares, os dados são processados e o relatório final mostra:

• Resumo final: o que foi sincronizado entre o ficheiro e a plataforma.
• Erros: o que não foi possível importar, agrupado por folha (as falhas que bloqueiam tudo aparecem como Falhas críticas).
• Operações realizadas: o que foi efetivamente criado ou atualizado, por folha.

Podes descarregar o relatório para o guardares ou analisares com calma. Se o ficheiro não trouxer nada de novo, o relatório indica-o.

Ler e resolver os erros de validação

Estas são as mensagens mais frequentes na verificação e como as resolver:

Mensagem	O que significa	O que fazer
”categoria de produto não se relaciona com a folha de produtos”	O código/nome da categoria não bate certo entre folhas	Verifica que a categoria existe e está escrita exatamente igual
”falta informação para relacionar com a folha de propriedades”	Um produto aponta para uma propriedade que não existe nessa folha	Confirma que a propriedade está na folha de propriedades, com o mesmo nome
Espécie não reconhecida	A espécie não está no catálogo	Confirma o nome científico; se faltar, pede a adição à PEFC
Valor inválido	Número com texto ou formato errado	Usa vírgula decimal, sem texto nem unidades
”entidade partilhada não validada”	A entidade já existe noutro certificado/OC e a partilha está por aprovar	Aguarda a validação da partilha antes de reimportar

Cuidado

Corrige todas as linhas assinaladas antes de reimportar. Uma linha com erro não é importada, e o resto do ficheiro pode depender dela.

”Importei, mas faltam dados”

Se a importação correu mas nem todos os registos aparecem (por exemplo, entraram menos membros do que o esperado):

1. Abre o relatório da importação: as linhas com erro não entram e ficam lá listadas.
2. Confirma a contagem de membros/sites no certificado.
3. Corrige as linhas em falta e reimporta apenas essas.

Nota

A importação só acrescenta ou atualiza o que está no ficheiro. Não apaga o que lá não vem.

Depois de importar

Os dados importados ficam marcados para verificação: as alterações entram pendentes e o Organismo de Certificação valida-as antes de serem publicadas. Consulta a Exportação para Excel se quiseres confirmar o resultado num ficheiro.